Organisatsiooni juhtimine


Lühikonspekt organisatsiooni juhtimisstruktuuri kohta

Allikad

Vaata ka

 

Teema: Organisatsiooni juhtimine

Sõna organisatsioon tuleneb kreeka keelest, kus ta tähistas korrastatust ja kooskõlastatud tervikuks korrapärastumist.

Tänapäeval nimetatakse organisatsiooniks inimgruppi, kes töötab ühiste eesmärkide saavutamise nimel ja on loonud määratletava omavaheliste suhete struktuuri.

Struktuuri eesmärgid:

  • määrab alluvussuhted ning tööjaotuse, mille kaudu määratletakse otsuste tegemise protsess ja võimusuhted
  • struktuuri ülesandeks on infokanalite määramine – palju suheldakse horisontaalselt, palju vertikaalselt? Tihti ei kattu infokanalid struktuuriga, sest lisaks formaalsetele suhetele on oluline roll organisatsioonis mitteformaalsetel suhetel ehk informaalsel struktuuril
  • on aluseks töötajakesksele lähenemisele – struktuur määrab töötaja positsiooni organisatsioonis, tema vastutuse, töösuhted, kohustused ja õigused;
  • struktuuri kaudu toimub juhtimise täiustamine – iga juht peab teadma, mida tema alluvad teevad ning seeläbi leidma viise tööprotsesside efektiisemaks

Organisatsiooni suurus:

Peetakse silmas töötajate arvu, aga olulised suuruse hindamisel on ka käive, kasum, klientide arv, levikuala, organisatsiooni füüsiline suurus.

  • 2-12 inimest – pole reeglina vaja arendada kompleksset struktuuri.
  • 12-50 inimest – pole samuti vaja keerulist struktuuri, kuigi diferentseeritud struktuur on vajalik. Rohkem energiat kulub juhtimisele ja koordineerimisele. Suurem koormus langeb keskastme juhtidele.
  • 50 ja rohkem inimest – kompleksstruktuur.

Organisatsiooni struktuur peegeldab viisi, kuidas organisatsioonis on korraldatud kaks peamist protsessi: tööjaotus ja koordinatsioon.

Tööjaotus ja koordinatsioon määravad, kuidas ülesanded organisatsioonis jaotatakse, kes kellele raporteerib ning kuidas formaalsed koordinatsioonimehhanismid toimivad. Struktuur määrab ka töö, selle sisu ja vastutuse. Väiksemates organisatsioonides pole tihti vajadust struktuuri järele, kuna nendes puudub selge tööjaotus.

Organisatsiooni struktuuri loomine:

Organisatsiooni struktuur on organisatsiooni ametikohtade vaheliste suhete mudel eesmärgiga luua tõhus tööjaotus. Selleks määratakse iga ametikoha funktsioonid ja seos teiste ametikohtadega.

Organisatsiooni struktuuri otstarbekus avaldub järgmiste funktsioonide täitmises:

* firma efektiivsuse tagamine
* organisatsiooni eri osade talitluse koordineerimine tegevusalade järgi
* organisatsiooni paindlikkuse ja keskkonnaga kohanemisvõime tagamine
* aruandekohustuse määramine: kes kellele aru annab?

Struktuuri loomise tegevused:

  • Ametikohtade kavandamine :
    • Mis ülesanded peavad olema organisatsioonis täidetud?
    • Kuidas neid ülesandeid saab jagada inimeste ja seadmete vahel?
    • Kuidas ülesandeid rühmitada, et tekiksid ametikohad?
    • Milline on optimaalne ülesannete hulk töötajale?
    • Milline peaks olema vahekord organisatsiooni efektiivsuse ja inimeste rahulolu vahel?
  • Ametikohtade rühmitamine
  • Alluvus- ja aruandlussuhete määratlemine
  • Õiguste ja võimu jaotamine töökohtade vahel
  • Allüksuste tegevuste koordineerimine
  • Liini ja staabi eristamine

Skemaatiline organisatsiooni ülesehitus näitab:

  • mis positsioonis ametikoht asub,
  • kes kellele allub,
  • kuidas vastutus jaguneb.

Skeem peaks olema paindlik ning aeg-ajalt ikka üle vaadata ning vajadusel korrigeerida. Personali suurenedes või vähenedes võib vastutusala muutuda. Iga töötaja peab tundma struktuuri skeemi. Et ei ole kaht üksteisega sarnast organisatsiooni, ei saa ka olla täpselt ühesuguseid skeeme, sest need pannakse paika olenevalt ettevõtte vajadustest.

Ettevõtte juhtkond on isik või isikud, keda omanikud on volitanud oma huve esindama. Juhtkonna põhitegevuste hulka kuulub: (näiteks)

  • strateegiline planeerimine
  • osakondade töö koordineerimine ja kontrollimine
  • uute sihtide väljatöötamine
  • ettevõtte tegevuse igakülgne arendamine.

Juhtivtöötajate arv sõltub ettevõtte suurusest ning operatsioonide keerukusest. Väikeettevõttes võib juhataja olla vastutav peaaegu kõigi tegevuste eest (eelarve planeerimine, personali värbamine, kauba tellimine jne.). Kui aga ettevõtte suurus ja võimalused kasvavad, muutub keerukamaks ka juhtimisstruktuur.

Suuremates organisatsioonides on juhatajal rohkem administratiivseid funktsioone ja aruandvaid ülesandeid omanike ees. Väikeettevõttes allub iga üksus otse juhatajale, suurtes organisatsioonides on tavaliselt igal osakonnal eraldi juht.

Tegevjuht (näide)

Põhiülesanded ja kohustused:

  • Vastutab kõikide valdkondade omavahelise ladusa töö eest
  • Jälgib ja vastutab teeninduse kvaliteedi ja kehtestatud standardite täitmise eest
  • Vastutab juhtkonna liikmete personaalsete tööplaanide täitmise ja kontrollimise eest
  • Koostöös finantsjuhiga vastutab eelarve kulude jälgimise eest
  • On personali valiku ja värbamise lõppvastutaja
  • Juhib koolitusprotsessi

Kriteeriumid tegevjuhile (hotelliettevõtte näide)

  • hotellimajanduse kogemus vähemalt vastuvõtu- juhi tasandil. Kõrgharidus, väga hea suhtlemise oskus, oskus juhtida ja liita meeskonda. Ettevõtlik, majanduslikult mõtlev, järjepidev, teenindaja tüüp. Võimeline esinema avalikkuse ees.
  • arvuti kasutamise oskus
  • eesti, vene, soome, inglise keelte oskus

Lisa kommentaar